Tugas administrasi operasional bukan sekadar pekerjaan administratif, melainkan bagian penting yang menjaga efisiensi proses bisnis. Perusahaan yang memiliki sistem administrasi operasional yang terstruktur dapat mengoptimalkan sumber daya, meningkatkan produktivitas, serta menjaga kepatuhan terhadap standar kerja dan regulasi.
Untuk tahu secara lengkap tugasnya, yuk simak di bawah ini!
Apa Saja Tugas Administrasi Operasional?
Tugas administrasi operasional tidak hanya mencakup dokumentasi dan pelaporan, tetapi juga berkaitan langsung dengan manajemen proses kerja, pengawasan inventaris, hingga pengelolaan komunikasi internal dan eksternal.
Berikut daftar lengkap tugas-tugas pentingnya?
1. Mengelola Data dan Dokumen Operasional
Salah satu tugas utama administrasi operasional yaitu mengelola berbagai dokumen penting yang berkaitan dengan operasional perusahaan, seperti laporan kegiatan harian, kontrak kerja sama, surat jalan, hingga arsip internal.
Ketelitian dalam pengarsipan akan memudahkan perusahaan saat proses audit atau saat memerlukan referensi dokumen tertentu.
Baca Juga: Compliance Outsourcing Untuk Jaminan Kualitas Layanan
2. Menyusun Jadwal Kerja dan Kegiatan Harian
Karyawan administrasi operasional bertanggung jawab dalam penyusunan jadwal harian baik untuk individu maupun tim kerja.
Hal ini mencakup pengaturan meeting, distribusi shift kerja, hingga pengelolaan agenda harian perusahaan agar semua kegiatan berjalan sesuai rencana tanpa terjadi tumpang tindih.
3. Menyusun dan Mengelola Laporan Operasional
Penyusunan laporan berkala, seperti laporan keuangan, kinerja produksi, maupun efektivitas logistik, menjadi bagian dari tugas harian. Laporan ini menjadi dasar bagi manajemen untuk melakukan evaluasi dan pengambilan keputusan strategis.
4. Mengelola Persediaan dan Inventaris Kantor
Administrasi operasional juga mencakup pengawasan terhadap barang-barang yang digunakan dalam operasional, seperti alat tulis kantor, perangkat elektronik, atau material produksi.
Dengan pengelolaan yang rapi, perusahaan dapat meminimalisasi kehilangan aset dan memastikan ketersediaan alat kerja.
5. Memastikan Kelancaran Komunikasi Antar Divisi
Koordinasi antar divisi sangat penting dalam sebuah perusahaan. Karyawan yang menjalankan tugas administrasi operasional akan menjadi penghubung antara satu bagian dengan bagian lain agar tidak terjadi miskomunikasi yang berdampak pada kinerja tim secara keseluruhan.
6. Melakukan Input dan Update Data Secara Berkala
Data perusahaan selalu berkembang. Oleh karena itu, staf administrasi operasional bertugas melakukan input dan pembaruan data ke dalam sistem secara berkala, baik itu data karyawan, pelanggan, hingga informasi produksi. Ketepatan data menjadi fondasi pengambilan keputusan yang efektif.
Baca Juga: 7 Strategi Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan dengan Outsourcing
7. Menangani Korespondensi Resmi
Karyawan di posisi ini juga bertanggung jawab menangani surat-menyurat resmi, baik secara digital maupun fisik. Termasuk di dalamnya surat masuk dan keluar, penyusunan notulen rapat, hingga pembuatan surat tugas atau pengantar resmi perusahaan.
8. Mendukung Proses Rekrutmen dan Pelatihan
Meski bukan bagian dari Human Resource, staf administrasi operasional sering kali terlibat dalam koordinasi proses rekrutmen seperti penjadwalan wawancara, penyiapan dokumen pelamar, dan pendampingan pelatihan awal bagi karyawan baru.
9. Menyusun dan Mengelola SOP (Standard Operating Procedure)
Membantu dalam penyusunan, pembaruan, dan distribusi dokumen SOP perusahaan merupakan salah satu tugas penting. Dengan SOP yang jelas dan terdistribusi dengan baik, seluruh karyawan dapat memahami standar kerja yang harus diterapkan.
10. Menyediakan Dukungan Logistik Operasional
Dukungan ini mencakup koordinasi pengiriman barang, pengaturan kendaraan operasional, hingga pemantauan kelancaran distribusi logistik harian. Tanpa dukungan ini, proses operasional dapat mengalami hambatan yang merugikan perusahaan.
11. Membantu Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Tugas ini mencakup permintaan pengadaan, pencarian vendor, hingga pengecekan penerimaan barang. Peran ini sangat penting untuk memastikan setiap pengadaan berjalan sesuai kebutuhan dan standar yang ditentukan perusahaan.
12. Mengelola Anggaran Operasional Harian
Dalam banyak kasus, staf administrasi operasional juga dipercaya untuk mencatat dan mengontrol pengeluaran operasional sehari-hari, seperti biaya transportasi, kebutuhan makan, atau konsumsi rapat. Dengan pencatatan yang akurat, perusahaan dapat memantau efisiensi biaya.
Baca Juga: 7 Contoh Performance Management System yang Efektif
13. Menyusun dan Memelihara Basis Data Digital
Dengan sistem digital yang makin canggih, pengelolaan basis data melalui software khusus menjadi bagian dari rutinitas. Karyawan perlu memahami penggunaan aplikasi untuk menyimpan dan mengamankan data penting perusahaan, termasuk backup secara berkala.
5 Kemampuan Penting untuk Tenaga Administrasi Operasional
Administrasi operasionali menuntut lebih dari sekadar ketelitian dalam dokumentasi; dibutuhkan kombinasi antara keterampilan teknis dan interpersonal. Berikut kemampuan penting yang wajib dimiliki oleh tenaga administrasi operasional agar dapat bekerja secara efisien dan profesional:
1. Kemampuan Manajemen Waktu
Tenaga administrasi operasional dituntut untuk menangani berbagai tugas secara bersamaan, mulai dari mengatur jadwal produksi hingga mencatat laporan harian.
Kemampuan mengelola waktu dengan efektif akan membantu tenaga administrasi operasional menyelesaikan pekerjaan sesuai tenggat dan meminimalkan kesalahan akibat terburu-buru.
2. Penguasaan Microsoft Office dan Sistem ERP
Penggunaan perangkat lunak seperti Excel, Word, dan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) sangat krusial.
Penguasaan tools ini akan mempercepat proses input data, pelaporan stok, serta pengolahan informasi produksi dengan lebih akurat dan efisien.
3. Komunikasi yang Efektif
Administrasi operasional sering menjadi penghubung antar divisi, seperti produksi, gudang, dan manajemen.
Oleh karena itu, kemampuan komunikasi yang jelas dan sopan sangat dibutuhkan agar tidak terjadi miskomunikasi yang dapat memengaruhi proses operasional.
4. Ketelitian dalam Pencatatan Data
Kesalahan dalam pencatatan, seperti salah input jumlah barang atau waktu pengiriman, bisa berdampak serius terhadap operasional.
Oleh karena itu, tingkat ketelitian tinggi menjadi kemampuan kunci agar semua data terekam dengan akurat dan sesuai standar prosedur.
5. Pemahaman Proses Operasional
Selain kemampuan administratif, penting bagi staf operasional memahami alur kerja perusahaan, mulai dari penerimaan barang, distribusi material, hingga kontrol kualitas. Pemahaman ini akan mempermudah dalam menjalankan tugas dan berkoordinasi lintas divisi.
Kenapa Perusahaan Membutuhkan Administrasi Operasional Profesional?
Dalam setiap aktivitas bisnis, keberhasilan operasional tidak hanya ditentukan oleh strategi besar atau keputusan manajerial, tetapi juga oleh pelaksanaan detail harian yang konsisten dan rapi. Berikut alasan utama mengapa peran ini begitu krusial:
1. Menjaga Kelancaran Proses Harian
Administrasi operasional yang profesional memastikan setiap proses, mulai dari pencatatan data, pengelolaan stok, hingga pelaporan, dilakukan secara sistematis.
Hal ini membantu mencegah kekacauan dan menjamin operasional berjalan sesuai alur yang ditentukan.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan yang Tepat
Data yang dikumpulkan dan disusun oleh admin operasional menjadi dasar bagi manajemen untuk mengambil keputusan.
Ketika data akurat dan up to date, perusahaan dapat merespons tantangan atau peluang dengan cepat dan tepat.
3. Mengurangi Risiko Kesalahan dan Kerugian
Kesalahan dalam pencatatan, pengiriman barang, atau pengelolaan dokumen bisa menimbulkan kerugian besar.
Admin yang profesional mampu bekerja dengan teliti dan memahami pentingnya akurasi dalam setiap detail.
4. Memperkuat Koordinasi Antar Divisi
Sebagai penghubung antara tim produksi, gudang, logistik, dan manajemen, admin operasional memegang peran strategis dalam komunikasi internal.
Profesionalisme dalam posisi ini membantu menjaga arus informasi tetap lancar dan jelas antar departemen.
5. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
Dengan sistem kerja yang terorganisir dan kemampuan multitasking yang baik, admin operasional profesional mampu meningkatkan efisiensi kerja. Proses yang tertata rapi akan berdampak langsung pada produktivitas seluruh lini bisnis.
Secara keseluruhan, tugas administrasi operasional meliputi berbagai peran penting yang menunjang stabilitas dan efektivitas kegiatan harian di dalam perusahaan.
Dari manajemen dokumen, pengelolaan jadwal, hingga koordinasi antar divisi, semuanya harus dikerjakan dengan teliti dan konsisten.
Jika perusahaan Anda ingin fokus pada inti bisnis sambil tetap menjaga kualitas operasional, menggunakan outsourcing vendor seperti SOS yang berpengalaman dapat menjadi langkah strategis.
Solusi Tenaga Kerja Administrasi Operasional Terlatih dari SOS
SOS menyediakan solusi Tenaga Kerja Outsourcing yang terlatih dan terstandarisasi, termasuk untuk kebutuhan administrasi operasional.
Untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda, kami menyediakan layanan penyediaan tenaga kerja terpadu. Personel yang sangat andal dan berstandar industri memungkinkan bisnis Anda berkembang secara signifikan dan efisien.
Tim SOS memahami berbagai tantangan unik yang dihadapi oleh tiap sektor industri dan menawarkan solusi khusus untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Hubungi tim kami melalui WhatsApp sekarang juga untuk mendapatkan informasi lengkap dan penawaran terbaik dalam menyediakan tenaga kerja administrasi operasional yang siap bekerja secara profesional!
