Cara menghitung beban kerja karyawan dengan tepat sangat penting agar perusahaan dapat menjaga produktivitas sekaligus kesejahteraan karyawan. Beban kerja yang tidak terukur dapat menyebabkan stres, penurunan kinerja, hingga tingginya turnover.
Artikel ini akan membahas metode perhitungan beban kerja yang sesuai aturan dan mudah diterapkan. Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Bagaimana Cara Menghitung Beban Kerja Sesuai Aturan?
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016, waktu kerja efektif setiap karyawan adalah 6 jam 25 menit per hari, atau sekitar 6,4 jam. Perhitungan beban kerja efektif pun dapat dilakukan dengan rumus sederhana:
Hari Kerja x Waktu Kerja = Beban Kerja Efektif
Mari kita gunakan contoh konkret. Jika dalam satu bulan perusahaan menetapkan 22 hari kerja, maka perhitungannya adalah:
22 hari x 6,4 jam = 140,8 jam per bulan
Angka ini menjadi acuan utama untuk mengukur apakah pekerjaan yang diberikan sudah sesuai dengan kapasitas waktu kerja yang tersedia.
Sebagai contoh, seorang staf administrasi menangani 10 jenis tugas dengan estimasi total waktu 160 jam per bulan. Maka, terlihat bahwa dia mengalami kelebihan beban kerja sebesar:
160 jam - 140,8 jam = 19,2 jam
Artinya, karyawan tersebut perlu dibantu oleh tenaga tambahan, atau beberapa tugasnya harus direalokasikan ke karyawan lain.
Sebaliknya, jika total beban kerja hanya 110 jam per bulan, maka ada kelebihan waktu sebesar 30,8 jam yang dapat dioptimalkan, misalnya dengan menambahkan tanggung jawab atau mengalihkan pekerjaan dari rekan kerja yang lebih sibuk.
Baca Juga: 3 Cara Evaluasi Kinerja Karyawan Secara Efektif dan Objektif
4 Metode Analisis Beban Kerja Karyawan
Ada beberapa pendekatan yang dapat perusahaan gunakan dalam menganalisis beban kerja, tergantung dari skala perusahaan dan jenis pekerjaan yang dilakukan. Berikut beberapa metode yang umum digunakan:
1. Metode Waktu Standar
Metode ini dilakukan dengan observasi langsung terhadap proses kerja karyawan untuk mencatat waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu unit kerja di kondisi normal. Hasil dari pengamatan ini disebut sebagai waktu standar.
Selanjutnya, waktu tersebut dikalikan dengan jumlah produk atau pekerjaan per hari, minggu, atau bulan, lalu dibandingkan dengan jam kerja efektif yang tersedia.
Metode ini cocok diterapkan di sektor operasional atau produksi dengan isi kerja yang jelas dan berulang, sehingga analisa beban kerja dapat dihitung dalam bentuk satuan orang atau orang jam secara akurat.
2. Metode Analisis Jabatan
Metode ini bertujuan untuk menilai seberapa sesuai antara kerja jabatan dengan struktur organisasi yang ada. Perusahaan menyusun daftar isi kerja dan mengamati tingkat kompleksitas serta waktu penyelesaian tiap aktivitas.
Analisis dilakukan berdasarkan uraian tugas yang melekat pada posisi tertentu, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi terhadap hasil kerja unit atau organisasi secara keseluruhan.
Hasilnya akan menunjukkan apakah posisi tertentu terlalu berat, terlalu ringan, atau membutuhkan pembagian kerja yang lebih tepat sesuai dengan jenjang pegawai.
3. Metode Kuantitatif Beban Kerja
Pendekatan ini mengutamakan informasi kuantitatif dari volume kerja harian. Contohnya, jumlah formulir yang diproses, email yang dijawab, atau pelanggan yang dilayani dalam satuan waktu tertentu. Semua data tersebut dianalisis terhadap kapasitas jam kerja efektif yang tersedia.
Bila hasilnya menunjukkan ketidakseimbangan antara jumlah kerja yang dibutuhkan dan waktu yang tersedia, maka artinya ada potensi ketidakefisienan atau kekurangan tenaga kerja dalam tim atau individu.
4. Metode Observasi dan Wawancara Terstruktur
Metode wawancara dan obervasi ini menggabungkan pendekatan observasi lapangan dan wawancara langsung dengan pegawai atau atasan. Tujuannya untuk memahami proses kerja, hasil kerja, serta faktor-faktor yang memengaruhi beban kerja secara menyeluruh.
Melalui wawancara, perusahaan juga bisa mengetahui tantangan yang tidak tercatat secara formal, seperti gangguan alur kerja antar tim atau unit.
Selain itu, metode ini membantu mengevaluasi apakah distribusi kerja dalam struktur organisasi sudah optimal dan sesuai dengan kapasitas individu dalam posisi masing-masing.
Supaya lebih mudah memahaminya, simak tabel perbedaan metode tersebut di bawah ini:
|
No. |
Metode |
Deskripsi |
Cocok untuk |
Data/Unit yang Digunakan |
|
1 |
Metode Waktu Standar |
Menggunakan observasi untuk mencatat jam kerja efektif yang dibutuhkan individu dalam menyelesaikan satu tugas kerja dalam kondisi normal. Hasil kerja dinyatakan dalam satuan orang-jam, lalu dibandingkan dengan jam kerja tersedia dalam sehari atau sebulan. |
Sektor manufaktur atau kerja rutin |
Jam kerja, satuan tugas, orang-jam |
|
2 |
Metode Analisis Jabatan |
Fokus pada isi kerja dan uraian jabatan secara menyeluruh. Isi kerja dinilai berdasarkan kompleksitas, hasil, dan waktu penyelesaian. Cocok untuk memahami peran dalam struktur organisasi dan menentukan kerja yang dibutuhkan dalam suatu posisi. |
Administrasi, manajerial, non-rutin |
Job description, kerja jabatan, faktor kerja |
|
3 |
Metode Kuantitatif Beban Kerja |
Menganalisis volume kerja harian seperti jumlah dokumen, jumlah pelanggan, atau produk yang ditangani. Membantu melihat apakah beban kerja sudah sesuai dengan kapasitas pegawai, serta menentukan apakah diperlukan tambahan sumber daya. |
Layanan pelanggan, administrasi modern |
Volume kerja, hasil kerja, satuan kerja, orang |
|
4 |
Metode Observasi & Wawancara |
Kombinasi antara observasi langsung dan metode wawancara terhadap individu atau tim untuk mengumpulkan informasi tentang aktivitas dan durasi kerja. Cocok untuk memperoleh data kontekstual yang tidak tertulis, serta tujuan kerja dan struktur unit kerja. |
Semua jenis posisi, terutama dinamis |
Waktu observasi, narasi kerja, daftar tugas, unit, tim |
4 Manfaat Menghitung Beban Kerja Karyawan
Menghitung beban kerja bukan sekadar kegiatan administratif. Ini merupakan strategi penting untuk menjaga keseimbangan antara produktivitas dan kesejahteraan karyawan. Berikut beberapa manfaat yang akan perusahaan rasakan ketika menerapkan penghitungan beban kerja secara konsisten:
1. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Dengan memahami beban kerja yang ideal, perusahaan dapat mengalokasikan tugas-tugas secara lebih efisien. Karyawan yang tidak terbebani secara berlebihan akan bekerja dengan lebih fokus, cepat, dan berkualitas. Hal ini tentu berdampak positif terhadap kinerja keseluruhan perusahaan.
2. Menghindari Burnout dan Menjaga Kesehatan Mental
Burnout menjadi salah satu tantangan terbesar di dunia kerja. Dengan menghitung beban kerja secara rutin, perusahaan dapat mendeteksi adanya kelebihan tugas sejak dini dan segera melakukan redistribusi atau rekrutmen tambahan jika diperlukan.
3. Menentukan Kebutuhan Rekrutmen secara Akurat
Alih-alih menebak-nebak kapan harus menambah tenaga kerja, penghitungan beban kerja akan memberikan data yang konkret. Perusahaan dapat mengetahui apakah beban kerja saat ini sudah melampaui kapasitas waktu yang tersedia, sehingga kebutuhan untuk membuka lowongan kerja dapat diputuskan dengan dasar yang kuat.
Baca Juga: 6 Strategi Penilaian Kinerja Karyawan yang Tepat
4 Cara Mengatasi Beban Kerja yang Berlebihan
Setelah perusahaan mengetahui adanya beban kerja yang berlebihan, langkah selanjutnya yaitu melakukan tindakan korektif. Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan:
1. Evaluasi dan Redistribusi Tugas
Langkah awal yang dapat dilakukan yaitu mengevaluasi seluruh tugas yang diberikan. Apakah semuanya memang penting dan harus dikerjakan oleh karyawan tersebut? Bila tidak, perusahaan dapat melakukan redistribusi ke karyawan lain yang memiliki waktu luang.
2. Menyediakan Dukungan Teknologi
Automasi dapat menjadi solusi tepat untuk mengurangi beban kerja manual. Misalnya, pekerjaan administrasi seperti penginputan data dapat diotomatisasi menggunakan sistem project management software.
3. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Terkadang, beban kerja terasa berat karena karyawan belum memiliki keterampilan yang optimal. Dengan memberikan pelatihan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mempercepat waktu pengerjaan setiap tugas.
Mengelola beban kerja yang berlebihan memang tidak mudah, namun dengan pendekatan sistematis, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara target bisnis dan kesejahteraan karyawan.
4. Rekrutmen atau Outsourcing
Jika beban kerja memang sudah melebihi kapasitas karyawan yang ada, maka tidak ada pilihan lain selain menambah tenaga kerja. Perusahaan dapat mempertimbangkan menggunakan jasa outsourcing untuk efisiensi waktu dan biaya.
Dengan menggunakan jasa outsourcing, perusahaan dapat langsung mendapatkan tenaga kerja terlatih dan siap pakai, tanpa harus repot mengurus seleksi dan administrasi dari awal.
Baca Juga: 5 Strategi Merekrut Karyawan Berkualitas dan Profesional
Atasi Beban Kerja Berlebih dengan Solusi Tenaga Kerja Andal dari SOS
SOS hadir sebagai Penyedia Tenaga Kerja profesional untuk berbagai sektor, mulai dari administrasi, operasional logistik, hingga keamanan Dengan karyawan yang terlatih, terstandarisasi, dan siap kerja, SOS membantu perusahaan meningkatkan produktivitas. Tidak hanya itu, SOS juga menawarkan fleksibilitas tenaga kerja sesuai kebutuhan, sehingga perusahaan dapat tetap fokus pada core business perusahaan.
Jadi, tunggu apalagi? Hubungi SOS melalui WhatsApp sekarang juga dan dapatkan tenaga kerja andal dan berkualitas yang siap mendukung kelancaran operasional perusahaan!
