Cara menghitung beban kerja yang terukur berdasarkan Permenkeu yaitu dengan mengalikan waktu dan hari kerja, sehingga hasilnya lebih efektif. Simak di sini.
Cara menghitung beban kerja karyawan dengan tepat sangat penting agar perusahaan dapat menjaga produktivitas sekaligus kesejahteraan karyawan. Beban kerja yang tidak terukur dapat menyebabkan stres, penurunan kinerja, hingga tingginya turnover. Dalam dunia bisnis yang kompetitif, pengelolaan beban kerja menjadi kunci efisiensi operasional. Artikel ini akan membahas metode perhitungan beban kerja yang sesuai aturan dan mudah diterapkan.
Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Cara Menghitung Beban Kerja Sesuai Aturan
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016, waktu kerja efektif setiap karyawan adalah 6 jam 25 menit per hari, atau sekitar 6,4 jam. Perhitungan beban kerja efektif pun dapat dilakukan dengan rumus sederhana:
Hari Kerja x Waktu Kerja = Beban Kerja Efektif
Mari kita gunakan contoh konkret. Jika dalam satu bulan perusahaan menetapkan 22 hari kerja, maka perhitungannya adalah:
22 hari x 6,4 jam = 140,8 jam per bulan
Angka ini menjadi acuan utama untuk mengukur apakah pekerjaan yang diberikan sudah sesuai dengan kapasitas waktu kerja yang tersedia.
Sebagai contoh, seorang staf administrasi menangani 10 jenis tugas dengan estimasi total waktu 160 jam per bulan. Maka, terlihat bahwa dia mengalami kelebihan beban kerja sebesar:
160 jam - 140,8 jam = 19,2 jam
Artinya, karyawan tersebut perlu dibantu oleh tenaga tambahan, atau beberapa tugasnya harus direalokasikan ke karyawan lain. Sebaliknya, jika total beban kerja hanya 110 jam per bulan, maka ada kelebihan waktu sebesar 30,8 jam yang dapat dioptimalkan, misalnya dengan menambahkan tanggung jawab atau mengalihkan pekerjaan dari rekan kerja yang lebih sibuk.
Baca Juga: 3 Cara Evaluasi Kinerja Karyawan Secara Efektif dan Objektif
3 Metode Analisis Beban Kerja Karyawan
Ada beberapa pendekatan yang dapat perusahaan gunakan dalam menganalisis beban kerja, tergantung dari skala perusahaan dan jenis pekerjaan yang dilakukan. Berikut beberapa metode yang umum digunakan:
1. Metode Waktu Standar
Metode ini dilakukan dengan mengamati dan mencatat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas dalam kondisi normal. Hasilnya disebut waktu standar. Selanjutnya, waktu standar ini dikalikan dengan jumlah tugas dalam sehari atau sebulan, dan dibandingkan dengan kapasitas waktu kerja karyawan. Metode ini cocok digunakan di sektor manufaktur atau operasional yang bersifat repetitif.
2. Metode Analisis Jabatan
Dalam metode ini, perusahaan dapat meninjau uraian pekerjaan (job description) secara detail. Setiap aktivitas yang tercantum di nilai kompleksitas dan waktu penyelesaiannya. Pendekatan ini banyak digunakan di bidang administrasi, manajerial, atau jabatan yang tidak selalu memiliki aktivitas berulang.
3. Metode Kuantitatif Beban Kerja
Metode ini fokus pada pengumpulan data berupa volume kerja, misalnya jumlah email yang harus ditanggapi, jumlah dokumen yang harus diproses, atau jumlah pelanggan yang harus dilayani per hari. Data ini kemudian dibandingkan dengan waktu kerja aktual untuk mengetahui apakah karyawan kewalahan atau justru memiliki waktu luang.
Dengan mengombinasikan ketiga metode di atas sesuai dengan kebutuhan, perusahaan akan mendapatkan gambaran menyeluruh tentang kondisi beban kerja karyawan.
4 Manfaat Menghitung Beban Kerja Karyawan
Menghitung beban kerja bukan sekadar kegiatan administratif. Ini merupakan strategi penting untuk menjaga keseimbangan antara produktivitas dan kesejahteraan karyawan. Berikut beberapa manfaat yang akan perusahaan rasakan ketika menerapkan penghitungan beban kerja secara konsisten:
1. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Dengan memahami beban kerja yang ideal, perusahaan dapat mengalokasikan tugas-tugas secara lebih efisien. Karyawan yang tidak terbebani secara berlebihan akan bekerja dengan lebih fokus, cepat, dan berkualitas. Hal ini tentu berdampak positif terhadap kinerja keseluruhan perusahaan.
2. Menghindari Burnout dan Menjaga Kesehatan Mental
Burnout menjadi salah satu tantangan terbesar di dunia kerja. Dengan menghitung beban kerja secara rutin, perusahaan dapat mendeteksi adanya kelebihan tugas sejak dini dan segera melakukan redistribusi atau rekrutmen tambahan jika diperlukan.
3. Menentukan Kebutuhan Rekrutmen secara Akurat
Alih-alih menebak-nebak kapan harus menambah tenaga kerja, penghitungan beban kerja akan memberikan data yang konkret. Perusahaan dapat mengetahui apakah beban kerja saat ini sudah melampaui kapasitas waktu yang tersedia, sehingga kebutuhan untuk membuka lowongan kerja dapat diputuskan dengan dasar yang kuat.
Baca Juga: 6 Strategi Penilaian Kinerja Karyawan yang Tepat
4 Cara Mengatasi Beban Kerja yang Berlebihan
Setelah perusahaan mengetahui adanya beban kerja yang berlebihan, langkah selanjutnya yaitu melakukan tindakan korektif. Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan:
1. Evaluasi dan Redistribusi Tugas
Langkah awal yang dapat dilakukan yaitu mengevaluasi seluruh tugas yang diberikan. Apakah semuanya memang penting dan harus dikerjakan oleh karyawan tersebut? Bila tidak, perusahaan dapat melakukan redistribusi ke karyawan lain yang memiliki waktu luang.
2. Menyediakan Dukungan Teknologi
Automasi dapat menjadi solusi tepat untuk mengurangi beban kerja manual. Misalnya, pekerjaan administrasi seperti penginputan data dapat diotomatisasi menggunakan sistem project management software.
3. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Terkadang, beban kerja terasa berat karena karyawan belum memiliki keterampilan yang optimal. Dengan memberikan pelatihan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mempercepat waktu pengerjaan setiap tugas.
Mengelola beban kerja yang berlebihan memang tidak mudah, namun dengan pendekatan sistematis, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara target bisnis dan kesejahteraan karyawan.
4. Rekrutmen atau Outsourcing
Jika beban kerja memang sudah melebihi kapasitas karyawan yang ada, maka tidak ada pilihan lain selain menambah tenaga kerja. Perusahaan dapat mempertimbangkan menggunakan jasa outsourcing untuk efisiensi waktu dan biaya.
Dengan menggunakan jasa outsourcing, perusahaan dapat langsung mendapatkan tenaga kerja terlatih dan siap pakai, tanpa harus repot mengurus seleksi dan administrasi dari awal.
Baca Juga: 5 Strategi Merekrut Karyawan Berkualitas dan Profesional
Atasi Beban Kerja Berlebih dengan Solusi Tenaga Kerja Andal dari SOS
SOS hadir sebagai Penyedia Tenaga Kerja profesional untuk berbagai sektor, mulai dari administrasi, operasional logistik, hingga keamanan Dengan karyawan yang terlatih, terstandarisasi, dan siap kerja, SOS membantu perusahaan meningkatkan produktivitas. Tidak hanya itu, SOS juga menawarkan fleksibilitas tenaga kerja sesuai kebutuhan, sehingga perusahaan dapat tetap fokus pada core business perusahaan.
Jadi, tunggu apalagi? Hubungi SOS melalui WhatsApp sekarang juga dan dapatkan tenaga kerja andal dan berkualitas yang siap mendukung kelancaran operasional perusahaan!
