Wajib Dimiliki! Ini 13 Contoh Soft Skill yang Dicari Semua Perusahaan

Apakah Anda tahu bahwa seorang admin operasional memiliki peran yang sangat krusial dalam kelancaran operasional sebuah perusahaan? Tanpa adanya admin operasional yang andal, banyak aspek operasional yang dapat terganggu, mulai dari alur komunikasi hingga pengelolaan sumber daya.

Dalam artikel ini, SOS akan membahas berbagai tugas dan tanggung jawab jobdesk admin operasional, serta bagaimana perannya yang sangat vital dalam menjalankan suatu perusahaan dengan efektif. Yuk, simak di bawah ini!

7 Jobdesk Admin Operasional

Admin operasional memiliki tanggung jawab yang cukup beragam. Admin operasional tidak hanya bertugas mengelola administrasi, tetapi juga mendukung kelancaran operasional harian perusahaan.

Berikut gambaran pekerjaan dan tanggung jawab utama yang perlu dimiliki oleh seorang admin operasional:

1. Mengelola Dokumen dan Arsip Perusahaan

Admin operasional bertugas memastikan semua dokumen perusahaan terorganisasi dengan baik. Ini mencakup pengelolaan data penting seperti kontrak, laporan keuangan, surat-menyurat, hingga dokumen perizinan.

Pengelolaan arsip yang rapi membantu manajemen dalam memperoleh hasil kerja yang efisien dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

2. Mengatur Jadwal dan Koordinasi Kegiatan

Salah satu pekerjaan penting dalam posisi admin operasional adalah mengatur jadwal pertemuan, kunjungan, dan koordinasi antar tim.

Admin operasional harus mampu berkoordinasi dengan berbagai pihak terkait untuk memastikan semua kegiatan berjalan sesuai rencana.

Contohnya: mengatur rapat rutin, menyiapkan agenda proyek, hingga memastikan kebutuhan logistik tersedia sebelum acara dimulai.

Baca Juga: 10 Cara Meningkatkan Kinerja Karyawan untuk Hasil Maksimal

3. Mengelola Kebutuhan Perlengkapan Kantor

Admin operasional juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan semua perlengkapan kantor selalu tersedia dan dalam kondisi baik. Ini termasuk pengadaan barang seperti alat tulis, printer, serta perlengkapan lainnya yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional. Tugas ini juga mencakup pemantauan stok dan pemesanan ulang perlengkapan kantor yang habis.

4. Menyusun Laporan Operasional

Admin operasional diharapkan dapat menyusun laporan operasional yang diperlukan oleh manajemen. Laporan ini dapat mencakup berbagai aspek seperti kinerja tim, penggunaan anggaran, dan efisiensi operasional. Laporan yang baik dan tepat waktu membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih cepat dan akurat.

5. Mengelola Sistem Inventaris

Mengelola inventaris perusahaan merupakan bagian dari jobdesk admin operasional. Admin operasional bertugas untuk memastikan bahwa barang-barang inventaris perusahaan, baik itu barang fisik maupun non-fisik, tercatat dengan baik. Admin operasional juga harus melakukan pengecekan rutin untuk memastikan tidak ada barang yang hilang atau rusak.

6. Menangani Komunikasi Internal dan Eksternal

Admin operasional menjadi penghubung antara berbagai departemen di dalam perusahaan. Admin operasional mengelola komunikasi internal, memastikan informasi yang disampaikan kepada setiap tim akurat dan tepat waktu. Selain itu, admin operasional juga menangani komunikasi eksternal dengan klien atau pemasok, yang berperan penting dalam menjaga hubungan baik dan kelancaran proses bisnis.

7. Menyediakan Dukungan untuk Tim Manajemen

Dalam banyak perusahaan, admin operasional bekerja langsung mendampingi manajer atau supervisor.

Admin operasional membantu menyiapkan presentasi, mengelola jadwal kerja manajemen, dan mendukung tugas administratif lainnya yang memerlukan ketelitian tinggi.

Pekerjaan ini juga membutuhkan pengalaman dasar dalam pengolahan dokumen, koordinasi tim, serta kemampuan multitasking yang baik.

Latar Belakang Pendidikan untuk Menjalankan Tugas dan Tanggung Jawab Admin Operasional

Untuk menjalankan semua tanggung jawab tersebut, admin operasional sebaiknya memiliki:

• Pendidikan: minimal SMA/SMK, D3 Administrasi Perkantoran, atau S1 Manajemen.

• Keterampilan utama: manajemen waktu, komunikasi, pengolahan data, dan problem solving.

• Kemampuan tambahan: ketelitian tinggi, tanggung jawab, dan kemauan untuk terus belajar

Baca Juga: 5 Tugas Telemarketing dalam Meningkatkan Penjualan Produk

Peran Penting Admin Operasional

Selain menjalankan tugas-tugas administratif, admin operasional juga berperan strategis dalam memastikan kelancaran kegiatan operasional perusahaan.

Berikut ini beberapa alasan mengapa admin operasional sangat penting bagi kesuksesan perusahaan:

1. Menjaga Kelancaran Operasional Harian

Admin operasional memastikan seluruh aktivitas harian perusahaan berjalan tanpa hambatan. Dengan pengelolaan yang baik terhadap jadwal, dokumen, dan sumber daya lainnya, peran ini membantu karyawan untuk fokus pada pekerjaan inti tanpa terganggu oleh kendala administratif.

Selain itu, admin operasional juga memastikan setiap detail pekerjaan di setiap area office tertata dengan rapi agar operasional berjalan lancar dan terukur.

2. Meningkatkan Efisiensi Kerja

Dengan adanya admin operasional yang profesional, efisiensi kerja di perusahaan akan meningkat. Admin operasional mengelola sumber daya dan waktu secara optimal, menghindari pemborosan, serta memastikan setiap bagian dari operasi berjalan dengan lancar. Ini akan berimbas pada peningkatan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

3. Menjamin Kepatuhan terhadap Prosedur dan Kebijakan

Admin operasional juga berperan dalam memastikan perusahaan mematuhi prosedur dan kebijakan yang ada, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Admin operasional membantu perusahaan dalam memastikan semua proses operasional dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku untuk mengurangi risiko kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.

4. Meningkatkan Komunikasi Antar Tim

Admin operasional juga berperan dalam meningkatkan komunikasi antar tim di perusahaan. Admin operasional memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan oleh setiap departemen disampaikan dengan cepat dan akurat, sehingga setiap anggota tim dapat bekerja dengan koordinasi yang baik. Komunikasi yang lancar ini akan membantu mempercepat proses keputusan dan pelaksanaan tugas.

5. Membantu Manajemen Fokus pada Tugas Strategis

Dengan adanya admin operasional yang menangani tugas-tugas administratif, manajemen dapat fokus pada perencanaan strategis dan pengambilan keputusan yang lebih besar. Admin operasional membantu menyiapkan informasi yang diperlukan manajemen, serta mengelola kegiatan operasional sehari-hari, sehingga pimpinan perusahaan dapat lebih fokus pada pengembangan bisnis.

Secara keseluruhan, jobdesk admin operasional melibatkan berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dari pengelolaan dokumen, penyusunan laporan, hingga koordinasi antar tim, admin operasional memiliki peran yang sangat penting dalam menciptakan efisiensi dan produktivitas. Peran admin operasional tidak hanya terbatas pada tugas administratif, tetapi juga berpengaruh besar terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Jika Anda ingin memastikan operasional perusahaan berjalan lancar dan efisien, Anda membutuhkan tenaga kerja yang profesional dan terlatih, termasuk admin operasional yang dapat diandalkan.

Baca Juga: 10 Strategi Komunikasi Efektif yang Harus Diterapkan di Kantor

Butuh Admin Operasional Terampil? Percayakan pada SOS!

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, kebutuhan akan tenaga kerja yang profesional dan terlatih sangat penting, terutama di bagian operasional. SOS menyediakan solusi Jasa Penyedia Tenaga Kerja terlatih, termasuk admin operasional yang ahli dalam mengelola kegiatan harian perusahaan Anda. Kami membantu Anda dalam memastikan semua proses operasional dapat berjalan dengan efisien, tanpa gangguan yang merugikan.

Dengan tim yang andal dan berstandar industri, SOS siap mendukung peningkatan produktivitas perusahaan Anda. Kami menawarkan solusi yang terintegrasi, memungkinkan Anda untuk fokus pada pengembangan bisnis, sementara kami menangani kebutuhan operasional dengan baik. 

Jika Anda membutuhkan admin operasional terlatih, segera hubungi kami melalui WhatsApp sekarang juga!