Mengenal Surat Paklaring Kerja serta Fungsinya!

Surat paklaring kerja termasuk dokumen penting dalam proses rekrutmen karyawan baru, karena memuat informasi riwayat kerja dan integritas calon karyawan. Meski terlihat sederhana, dokumen ini dapat menjadi penentu lolos atau tidaknya seseorang dalam seleksi. Perusahaan perlu memahami fungsi surat ini agar tidak salah dalam menilai kualitas SDM. Artikel ini akan membahas pengertian surat paklaring kerja dan pentingnya verifikasi dokumen tersebut. 

Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

 

Apa Itu Surat Paklaring Kerja

Surat paklaring kerja adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bukti bahwa seorang karyawan pernah bekerja di perusahaan tersebut dalam kurun waktu tertentu.

Dokumen ini mencantumkan informasi penting seperti nama karyawan, jabatan terakhir, durasi masa kerja, serta penilaian umum terhadap kinerja yang bersangkutan. Dalam banyak kasus, surat ini juga dapat menyertakan alasan berakhirnya hubungan kerja, meski tidak selalu wajib.

Secara hukum, surat paklaring bukanlah dokumen yang bersifat wajib untuk diberikan perusahaan, kecuali dalam kondisi tertentu seperti pengajuan klaim Jaminan Hari Tua (JHT) ke BPJS Ketenagakerjaan. Namun, dalam praktiknya, banyak perusahaan tetap memberikan surat ini sebagai bentuk profesionalisme dan dokumentasi kerja.

Baca Juga: 7 Cara Mengatasi Kekurangan Tenaga Kerja dengan Tepat

6 Fungsi Surat Paklaring Kerja

Sebagai pihak yang merekrut tenaga kerja, memahami fungsi paklaring kerja akan membantu perusahaan membuat keputusan lebih akurat. Dokumen ini berfugsi sebagai:

1. Verifikasi Pengalaman Kerja

Banyak kandidat mencantumkan pengalaman kerja dalam CV, namun informasi tersebut tetap perlu divalidasi. Surat paklaring memberikan bukti otentik mengenai tempat kerja sebelumnya, posisi yang diemban, dan durasi kerja yang dijalani. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan kebenaran informasi yang disampaikan kandidat.

2. Menghindari Risiko Karyawan Bermasalah

Surat paklaring dapat memberikan gambaran apakah seorang karyawan meninggalkan perusahaan sebelumnya dengan baik-baik atau karena permasalahan tertentu. Beberapa surat paklaring menyertakan alasan berhenti kerja yang dapat menjadi pertimbangan dalam menilai karakter dan profesionalisme calon tenaga kerja.

3. Mengetahui Rekam Jejak Kinerja

Meski tidak selalu detail, surat paklaring kadang mencantumkan penilaian umum terhadap performa karyawan. Dari sini perusahaan dapat menilai apakah yang bersangkutan punya catatan positif dalam hal tanggung jawab, komunikasi, atau disiplin kerja.

4. Memastikan Kepatuhan Administratif

Jika perusahaan bekerja sama dengan lembaga tertentu, misalnya untuk pengajuan ijin kerja, visa, atau proyek pemerintah, surat paklaring dapat menjadi dokumen pendukung yang dibutuhkan. Memiliki karyawan dengan dokumen lengkap akan memudahkan proses administratif jangka panjang.

Baca Juga: 10 Cara Mengatasi Karyawan yang Tidak Disiplin

5. Menyeleksi Kandidat Lebih Efisien

Surat paklaring membantu proses seleksi menjadi lebih efisien. Perusahaan dapat menggunakan dokumen ini sebagai dasar filter awal sebelum melakukan interview mendalam. Jika dari awal dokumen ini sudah tidak tersedia atau mencurigakan, perusahaan dapat lebih cepat mengeliminasi kandidat yang tidak sesuai.

6. Memastikan Komitmen Profesional

Karyawan yang memiliki surat paklaring umumnya meninggalkan pekerjaan sebelumnya secara formal dan profesional. Hal ini menandakan bahwa kandidat tersebut menghargai prosedur dan etika kerja, karakteristik yang sangat penting bagi perusahaan.

Dengan memanfaatkan surat paklaring kerja sebagai bagian dari proses rekrutmen, perusahaan dapat mengurangi risiko salah memilih tenaga kerja, sekaligus memperkuat proses screening yang lebih terstruktur dan objektif.

6 Ciri-Ciri Surat Paklaring Kerja Palsu

Seiring meningkatnya persaingan kerja, tidak sedikit kandidat yang mencoba menyiasati proses seleksi dengan menyertakan dokumen palsu, termasuk surat paklaring kerja. Ini tentu menjadi tantangan serius bagi perusahaan karena dapat berdampak pada kualitas tenaga kerja dan kredibilitas internal.

Berikut ini beberapa ciri-ciri paklaring palsu yang perlu diwaspadai saat melakukan pengecekan dokumen dari kandidat:

1. Tidak Ada Kop Surat Resmi

Surat resmi harus dicetak menggunakan kop surat perusahaan, lengkap dengan logo, alamat kantor, dan kontak perusahaan. Jika dokumen hanya berupa kertas polos atau sekadar hasil ketikan tanpa identitas perusahaan, keasliannya patut diragukan.

2. Tidak Disertai Tanda Tangan dan Cap

Surat paklaring yang sah selalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang (biasanya manajer HR atau direktur) serta dibubuhi cap atau stempel resmi. Tanpa dua elemen ini, surat tersebut kemungkinan besar tidak valid.

3. Format Tidak Profesional

Surat palsu sering kali tampak asal-asalan dalam penulisan dan format. Bahasa yang digunakan cenderung informal, banyak salah ketik, serta tidak mengikuti struktur baku dokumen perusahaan.

4. Informasi Tidak Konsisten

Jika data dalam surat paklaring bertentangan dengan CV, seperti jabatan yang berbeda atau durasi kerja yang tidak masuk akal, perusahaan harus melakukan klarifikasi lebih lanjut. Ketidaksesuaian ini dapat menjadi indikasi manipulasi data.

Baca Juga: 5 Strategi Merekrut Karyawan Berkualitas dan Profesional

5. Data Perusahaan Tidak Terverifikasi

Pastikan perusahaan yang mengeluarkan surat paklaring benar-benar ada dan legal. Lakukan pengecekan sederhana melalui pencarian online, profil media sosial, atau direktori bisnis resmi. Jika tidak ditemukan, kemungkinan besar surat tersebut palsu.

6. Ditulis Terlalu Berlebihan

Surat paklaring yang terlalu banyak memuji, menyertakan informasi gaji, atau menyebutkan prestasi secara berlebihan juga patut dicurigai. Surat resmi biasanya ditulis singkat, padat, dan objektif.

Untuk menghindari risiko ini, Anda dapat menghubungi langsung perusahaan yang tercantum di dalam surat paklaring guna memverifikasi kebenarannya. Jangan ragu meminta nomor kontak HRD sebelumnya atau melakukan background check tambahan jika diperlukan.

Memverifikasi surat paklaring kerja hanyalah satu dari banyak langkah yang harus dilalui dalam proses rekrutmen. Jika perusahaan ingin menghindari risiko administratif dan fokus pada hasil akhir berupa tenaga kerja yang siap pakai dan tepercaya, bekerja sama dengan penyedia tenaga kerja seperti SOS adalah solusi tepat. 

Permudah Proses Rekrutmen dengan Solusi Tenaga Kerja Andal dari SOS

SOS hadir sebagai Penyedia Tenaga Kerja Outsourcing tepercaya dengan menawarkan solusi terintegrasi yang mencakup penyediaan tenaga kerja untuk bidang administrasi, logistik, hospitality, hingga keamanan, semuanya telah melalui proses seleksi ketat dan pelatihan sesuai standar industri.

Dengan menggunakan jasa outsourcing dari SOS, perusahaan dapat menghemat waktu, biaya, dan energi dalam proses rekrutmen serta pengelolaan SDM. Perusahaan dapat fokus pada pengembangan bisnis inti, sementara operasional harian ditangani oleh tenaga kerja andal yang siap bekerja secara profesional dan efisien.

Jangan biarkan beban operasional menghambat pertumbuhan bisnis perusahaan. Segera hubungi SOS sekarang juga dan temukan tenaga kerja andal untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda!