Surat paklaring kerja termasuk dokumen penting dalam proses rekrutmen karyawan baru, karena memuat informasi riwayat kerja dan integritas calon karyawan. Meski terlihat sederhana, dokumen ini dapat menjadi penentu lolos atau tidaknya seseorang dalam seleksi.
Perusahaan perlu memahami fungsi surat ini agar tidak salah dalam menilai kualitas SDM. Artikel ini akan membahas pengertian surat paklaring kerja dan pentingnya verifikasi dokumen tersebut.
Apa Itu Surat Paklaring Kerja?
Surat paklaring kerja atau dikenal juga dengan surat keterangan kerja adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bukti bahwa seorang karyawan pernah bekerja di perusahaan tersebut dalam kurun waktu tertentu.
Dokumen ini mencantumkan informasi penting seperti nama karyawan, jabatan terakhir, durasi masa kerja, serta penilaian umum terhadap kinerja yang bersangkutan. Dalam banyak kasus, surat ini juga dapat menyertakan alasan berakhirnya hubungan kerja, meski tidak selalu wajib.
Secara hukum, surat paklaring bukanlah dokumen yang bersifat wajib untuk diberikan perusahaan, kecuali dalam kondisi tertentu seperti pengajuan klaim Jaminan Hari Tua (JHT) ke BPJS Ketenagakerjaan.
Namun, dalam praktiknya, banyak perusahaan tetap memberikan surat ini sebagai bentuk profesionalisme dan dokumentasi kerja.
Baca Juga: 7 Cara Mengatasi Kekurangan Tenaga Kerja dengan Tepat
6 Fungsi Surat Paklaring Kerja
Sebagai pihak yang merekrut tenaga kerja, memahami fungsi paklaring kerja akan membantu perusahaan membuat keputusan lebih akurat. Dokumen ini berfugsi sebagai:
1. Verifikasi Pengalaman Kerja
Banyak kandidat mencantumkan pengalaman kerja dalam CV, namun informasi tersebut tetap perlu divalidasi.
Surat paklaring memberikan bukti otentik mengenai tempat kerja sebelumnya, posisi yang diemban, dan durasi kerja yang dijalani.
Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan kebenaran informasi yang disampaikan kandidat.
2. Menghindari Risiko Karyawan Bermasalah
Surat paklaring dapat memberikan gambaran apakah seorang karyawan meninggalkan perusahaan sebelumnya dengan baik-baik atau karena permasalahan tertentu.
Beberapa surat paklaring menyertakan alasan berhenti kerja yang dapat menjadi pertimbangan dalam menilai karakter dan profesionalisme calon tenaga kerja.
3. Mengetahui Rekam Jejak Kinerja
Meski tidak selalu detail, surat paklaring kadang mencantumkan penilaian umum terhadap kinerja karyawan.
Dari sini, perusahaan atau lembaga lain dapat menilai apakah yang bersangkutan memiliki pengalaman kerja yang baik, terutama dalam hal tanggung jawab, komunikasi, serta disiplin kerja.
Informasi ini juga penting dalam proses mengajukan pinjaman, karena beberapa lembaga pembiayaan mempertimbangkan rekam jejak karyawan saat menyetujui permohonan dana.
4. Memastikan Kepatuhan Administratif
Jika perusahaan bekerja sama dengan lembaga tertentu, misalnya untuk pengajuan izin kerja, visa, proyek pemerintah, atau bahkan pengajuan pinjaman, surat paklaring dapat menjadi dokumen resmi pendukung yang dibutuhkan.
Memiliki pengalaman kerja yang sah dan terdokumentasi akan membantu proses administratif berjalan lancar dan memenuhi berbagai persyaratan legal yang diperlukan.
Baca Juga: 10 Cara Mengatasi Karyawan yang Tidak Disiplin
5. Menyeleksi Kandidat Lebih Efisien
Surat paklaring membantu proses seleksi menjadi lebih efisien. Perusahaan dapat menggunakan dokumen ini sebagai dasar filter awal sebelum melakukan interview mendalam.
Jika dari awal dokumen ini sudah tidak tersedia atau mencurigakan, perusahaan dapat lebih cepat mengeliminasi kandidat yang tidak sesuai.
6. Memastikan Komitmen Profesional
Karyawan yang memiliki surat paklaring umumnya meninggalkan pekerjaan sebelumnya secara formal dan profesional. Hal ini menandakan bahwa kandidat tersebut menghargai prosedur dan etika kerja, karakteristik yang sangat penting bagi perusahaan.
Dengan memanfaatkan surat paklaring kerja sebagai bagian dari proses rekrutmen, perusahaan dapat mengurangi risiko salah memilih tenaga kerja, sekaligus memperkuat proses screening yang lebih terstruktur dan objektif.
Bagaimana Cara Mendapatkan Surat Paklaring Kerja?
Surat paklaring kerja umumnya dibutuhkan saat melamar pekerjaan baru, mengajukan beasiswa, atau sebagai syarat administrasi pinjaman di bank. Berikut langkah-langkah untuk mendapatkan surat paklaring setelah Anda resign dari pekerjaan:
1. Ajukan Permintaan ke HRD atau Atasan Langsung
Hubungi bagian HRD atau atasan langsung Anda. Ajukan permintaan secara tertulis atau melalui email, dengan menyebutkan keperluan surat paklaring dan informasi dasar seperti nama lengkap, posisi terakhir, dan tanggal resign.
2. Pastikan Identitas dan Masa Kerja Sesuai Catatan Perusahaan
Untuk mempermudah proses, pastikan data identitas Anda sesuai dengan catatan perusahaan, termasuk masa kerja, jabatan terakhir, dan kinerja Anda selama bekerja. Informasi ini akan menjadi bagian penting dari isi surat paklaring.
3. Tunggu Proses Administrasi Perusahaan
Setelah pengajuan, pihak HRD biasanya memerlukan waktu untuk memverifikasi data dan menyusun surat sesuai format standar perusahaan. Waktu penyusunan ini bisa berbeda-beda tergantung kebijakan internal.
4. Surat Diterbitkan dengan Tanda Tangan Pimpinan
Surat paklaring harus ditandatangani oleh atasan langsung atau pejabat yang berwenang sebagai bentuk legalitas. Beberapa perusahaan juga menyertakan nomor surat dan kop resmi untuk memperkuat status surat sebagai dokumen legal.
5. Ambil Surat Langsung atau Melalui Email
Anda dapat mengambil surat tersebut secara langsung ke kantor, atau memintanya dikirimkan melalui email jika perusahaan memperbolehkan. Simpan salinan digital dan cetakannya untuk keperluan administrasi di masa depan.
Berapa Lama Paklaring Keluar Setelah Resign?
Banyak karyawan yang belum mengetahui estimasi waktu terbitnya surat paklaring setelah mengundurkan diri dari perusahaan. Berikut penjelasan mengenai durasi dan faktor yang memengaruhi waktu terbitnya paklaring:
1. Waktu Proses Umumnya 3–14 Hari Kerja
Rata-rata, surat paklaring dapat diterbitkan dalam waktu 3 hingga 14 hari kerja setelah permintaan diajukan, tergantung efisiensi proses administrasi perusahaan dan kesiapan data Anda.
2. Tergantung Lengkapnya Dokumen dan Riwayat Kerja Anda
Jika semua data seperti masa kerja, posisi, dan tanggung jawab Anda tercatat jelas, proses dapat lebih cepat. Namun jika ada data yang perlu divalidasi, misalnya proyek yang belum terselesaikan, proses bisa memakan waktu lebih lama.
3. Kebijakan Internal Perusahaan Berbeda-Beda
Beberapa perusahaan memiliki SOP ketat terkait pengeluaran surat paklaring, termasuk urusan pelunasan kewajiban, pengembalian aset, atau persetujuan dari lebih dari satu pihak. Hal ini dapat memengaruhi lamanya proses.
Contoh Surat Paklaring Kerja
Berikut contoh surat paklaring kerja yang sesuai dengan kaidah umum, memuat format surat paklaring, identitas karyawan, bukti pengalaman kerja, serta tanda tangan atasan langsung sebagai dokumen resmi:
PT Sukses Maju Bersama
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Pusat
Telepon: (021) 98765432 | Email: hrd@suksesmaju.co.id
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 045/HRD/SK/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manajer Human Resource Development (HRD)
Nama Perusahaan: PT Sukses Maju Bersama
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: Ahmad Wijaya
Tempat, Tanggal Lahir: Jakarta, 15 Februari 1994
Alamat: Jl. Kenangan No. 45, Jakarta Timur
Jabatan Terakhir: Staff Administrasi
Nomor Induk Karyawan: 112034
Adalah benar merupakan karyawan yang bersangkutan dan telah bekerja di perusahaan kami sejak tanggal 10 Januari 2019 sampai dengan 15 Juni 2025.
Selama menjadi bagian dari PT Sukses Maju Bersama, yang bersangkutan menunjukkan kinerja karyawan yang baik, disiplin, serta mampu menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan standar perusahaan.
Surat ini dibuat sebagai bukti pengalaman kerja yang dapat digunakan untuk keperluan referensi kerja, pengajuan beasiswa, atau pencairan pinjaman bank serta keperluan lainnya yang memenuhi persyaratan administratif. Surat ini dikeluarkan atas permintaan karyawan yang bersangkutan dan sepenuhnya menjadi hak karyawan.
Demikian surat ini kami buat dengan sebenarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 4 Agustus 2025
Hormat kami,
PT Sukses Maju Bersama
(Tertanda)
Budi Santoso
Manajer HRD
6 Ciri-Ciri Surat Paklaring Kerja Palsu
Seiring meningkatnya persaingan kerja, tidak sedikit kandidat yang mencoba menyiasati proses seleksi dengan menyertakan dokumen palsu, termasuk surat paklaring kerja. Ini tentu menjadi tantangan serius bagi perusahaan karena dapat berdampak pada kualitas tenaga kerja dan kredibilitas internal.
Berikut ini beberapa ciri-ciri paklaring palsu yang perlu diwaspadai saat melakukan pengecekan dokumen dari kandidat:
1. Tidak Ada Kop Surat Resmi
Surat resmi harus dicetak menggunakan kop surat perusahaan, lengkap dengan logo, alamat kantor, dan kontak perusahaan. Jika dokumen hanya berupa kertas polos atau sekadar hasil ketikan tanpa identitas perusahaan, keasliannya patut diragukan.
2. Tidak Disertai Tanda Tangan dan Cap
Surat paklaring yang sah selalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang (biasanya manajer HR atau direktur) serta dibubuhi cap atau stempel resmi. Tanpa dua elemen ini, surat tersebut kemungkinan besar tidak valid.
3. Format Tidak Profesional
Surat palsu sering kali tampak asal-asalan dalam penulisan dan format. Bahasa yang digunakan cenderung informal, banyak salah ketik, serta tidak mengikuti struktur baku dokumen perusahaan.
4. Informasi Tidak Konsisten
Jika data dalam surat paklaring bertentangan dengan CV, seperti jabatan yang berbeda atau durasi kerja yang tidak masuk akal, perusahaan harus melakukan klarifikasi lebih lanjut. Ketidaksesuaian ini dapat menjadi indikasi manipulasi data.
Baca Juga: 5 Strategi Merekrut Karyawan Berkualitas dan Profesional
5. Data Perusahaan Tidak Terverifikasi
Pastikan perusahaan yang mengeluarkan surat paklaring benar-benar ada dan legal. Lakukan pengecekan sederhana melalui pencarian online, profil media sosial, atau direktori bisnis resmi. Jika tidak ditemukan, kemungkinan besar surat tersebut palsu.
6. Ditulis Terlalu Berlebihan
Surat paklaring yang terlalu banyak memuji, menyertakan informasi gaji, atau menyebutkan prestasi secara berlebihan juga patut dicurigai. Surat resmi biasanya ditulis singkat, padat, dan objektif.
Untuk menghindari risiko ini, Anda dapat menghubungi langsung perusahaan yang tercantum di dalam surat paklaring guna memverifikasi kebenarannya. Jangan ragu meminta nomor kontak HRD sebelumnya atau melakukan background check tambahan jika diperlukan.
Memverifikasi surat paklaring kerja hanyalah satu dari banyak langkah yang harus dilalui dalam proses rekrutmen.
Jika perusahaan ingin menghindari risiko administratif dan fokus pada hasil akhir berupa tenaga kerja yang siap pakai dan tepercaya, bekerja sama dengan penyedia tenaga kerja seperti SOS adalah solusi tepat.
Permudah Proses Rekrutmen dengan Solusi Tenaga Kerja Andal dari SOS
SOS hadir sebagai Penyedia Tenaga Kerja Outsourcing tepercaya dengan menawarkan solusi terintegrasi yang mencakup penyediaan tenaga kerja untuk bidang administrasi, logistik, hospitality, hingga keamanan, semuanya telah melalui proses seleksi ketat dan pelatihan sesuai standar industri.
Dengan menggunakan jasa outsourcing dari SOS, perusahaan dapat menghemat waktu, biaya, dan energi dalam proses rekrutmen serta pengelolaan SDM.
Perusahaan dapat fokus pada pengembangan bisnis inti, sementara operasional harian ditangani oleh tenaga kerja andal yang siap bekerja secara profesional dan efisien.
Jangan biarkan beban operasional menghambat pertumbuhan bisnis perusahaan. Segera hubungi SOS sekarang juga dan temukan tenaga kerja andal untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda!
